1.4.- La gestión y el control de inventarios en el marco de la Investigación Operativa y la Economía de la Empresa

1.4.- La gestión y el control de inventarios en el marco de la Investigación Operativa y la Economía de la Empresa

En el ámbito de la Economía de la Empresa y de la Investigación Operativa, el control de los inventarios es, por excelencia, una de las disciplinas más estudiada por parte de los académicos, para la adopción de decisiones empresariales. La consideración del inventario como una inmovilización financiera lo convierte en un valor económico determinante para las organizaciones, ya que esas inversiones representan una gran proporción de sus activos (Tersine, 1988). De ahí que su eficiente administración se haya convertido en un factor crítico de la cadena de suministro para lograr los objetivos de gestión de la organización.

El almacenamiento de stocks es una actividad económica que tiene como objetivo la satisfacción de las necesidades humanas con medios materiales escasos, apropiados y susceptibles de usos alternativos. Castañeda (1979) entiende como la utilidad de un bien su capacidad para satisfacer una necesidad, entendida en el sentido de deseabilidad.

Por tanto, la utilidad es la cualidad que poseen los bienes para satisfacer los deseos y tiene un carácter objetivo y subjetivo a la vez, siendo una medida del beneficio o satisfacción que el individuo recibe por la posesión de diversas cantidades de distintos bienes y servicios. De ahí que, si se considera a los stocks como bienes económicos, éstos tienen su razón de ser en la utilidad que reportan, pues permiten disponer de un artículo atendiendo a los requerimientos del cliente (Parra Guerrero, 2005).

Economía de la Empresa Adopción de decisiones Investigación Operativa 56 El término “stock” es un concepto estático que indica depósito de mercancías, materias primas u otro objeto cualquiera, mientras que la expresión “gestión de stock”, tiene una connotación totalmente dinámica, como cualquier aspecto de la gestión empresarial (Parra Guerrero, 2005). La mayor parte de las definiciones del concepto de inventario son coincidentes al afirmar que este término se refiere a acumulaciones de materias primas que esperan ser utilizadas en la producción de artículos, componentes, productos semiterminados o productos almacenados temporalmente durante el proceso de producción y productos terminados que intervienen en diferentes puntos a lo largo del canal logístico de la empresa (Zermati, 2004; Parra Guerrero, 2005).

También, pueden concebirse como la cantidad de artículos, mercancías y otros recursos económicos que son almacenados o se mantienen inactivos durante un determinado período, variando en cantidad con el tiempo, en respuesta al proceso de demanda que los reduce y el proceso de abastecimiento que los eleva.

Al hablar de existencias en almacén o inventarios, hay que considerar el stock activo o cíclico que se constituye para hacer frente a las exigencias normales del proceso productivo o de los clientes. Éste alcanza su valor máximo cuando llega un pedido al almacén, consumiéndose progresivamente en el transcurso del tiempo hasta que finalmente se agota totalmente, recuperando su valor máximo cuando llega un nuevo pedido al almacén y reiterando este proceso de manera sucesiva (Waters, 1992).

Por otra parte, ha de tenerse en cuenta el stock de seguridad que complementa al stock activo y se constituye para hacer frente a las demoras en el plazo de entrega de los proveedores o a una demanda externa no esperada, no siendo necesario cuando la demanda es conocida. La adecuada gestión y control de los inventarios ha sido siempre un capítulo estratégico de gran relevancia en la ciencia empresarial, ya que la mayor parte de los autores coinciden en que es una de las áreas que ofrece mayores posibilidades para conseguir una reducción de los costes (Antier, 1969; Carrallo, 1978; Waters, 1992; Cuatrecasas, 1999; Ballou, 2004; Parra Guerrero, 2005).

En esa línea, es preciso destacar que los costes derivados del almacenamiento de los productos tienen un protagonismo esencial dentro de los costes empresariales. Desde esa perspectiva, como sostiene Parra Guerrero (2005), ahora más que nunca, se ha de procurar la protección del beneficio empresarial mediante mecanismos distintos del incremento de las ventas y de los ingresos. Tal es así, que es probable que la palabra clave hoy en la gestión empresarial sea la productividad más que el crecimiento, configurándose el control de stocks como una de las parcelas de actividad de la empresa que ofrece mayores posibilidades de reducción en los costes, sin merma en la eficacia.

La dependencia de las áreas organizativas de la empresa con respecto a la gestión de stocks, o interdependencia de la gestión de los stocks con respecto a los diferentes subsistemas de la empresa es sumamente relevante (Ballou, 2004).

Así, se puede afirmar que cualquier departamento o área organizativa de la empresa depende directa o indirectamente de los stocks y de su gestión.

Por ello, frecuentemente, hay que estimar como un todo el sistema constituido por el conjunto de la red de distribución comercial, los centros de expedición, las actividades de producción, los almacenes y el departamento de aprovisionamiento. Por su parte, el control de los stocks está también enlazado con la previsión de las ventas, la planificación de la producción y la política de reposición.

El no comprender hasta qué punto estas áreas son interdependientes, puede conducir a la empresa a tomar decisiones que incrementen sus costes y reduzcan su rentabilidad. Efectivamente, la gestión, administración y control de los inventarios se deriva de la importancia que tienen las existencias para la empresa, siendo esta actividad un elemento básico en la cadena de abastecimiento, y constituyendo uno de los aspectos logísticos más complejos para cualquier organización de 58 cualquier sector económico (Cuatrecasas, 1999).

Esta función está destinada a optimizar el conjunto de elementos almacenados por la empresa, coordinando las necesidades físicas del proceso productivo con sus necesidades financieras. El objetivo fundamental consiste en mantener un nivel de inventario que permita, a un mínimo costo, proporcionar un máximo nivel de satisfacción a los clientes, asegurando la disposición de los materiales en las mejores condiciones económicas para cubrir sus necesidades y las del proceso productivo (Zermati, 2004; Anaya Tejero, 2011).

Por tanto, las técnicas de gestión de stocks tienen entre sus principales fines conciliar la minimización de los costes de almacenamiento de los productos, con hacerlos llegar al cliente, sin que éste tenga que incurrir en tiempos de espera, o logrando que este tiempo sea el mínimo posible, permitiendo maximizar las ventas y los beneficios (Christopher, 1994; Domínguez Machuca et al., 1995; Lambert et al., 1998; Cuatrecasas, 1999; Anaya Tejero, 2011).

De acuerdo con García Sabater et al. (2005), el objetivo principal de la gestión de inventarios ha sido el de maximizar la rentabilidad de la compañía, minimizando el costo de capital inmovilizado en el inventario y al mismo tiempo satisfaciendo los requerimientos de servicio al cliente.

Los elementos críticos que deben considerarse para la toma de decisiones en los procesos de gestión de inventarios tienen que ver con su distribución, el tipo de producto, la demanda, así como los sistemas de pronóstico que sirven para determinar su evolución en base a las necesidades de los consumidores (Parra Guerrero, 2005).

Por ello, el problema fundamental de la gestión de stocks se centra en determinar cuál debe ser la cantidad que se debe mantener en el almacén para evitar la ruptura del proceso productivo, así como el establecimiento de la inversión máxima en existencias, considerando que cuanto mayor sea la cantidad de elementos almacenados, menor será el riesgo de ruptura de stocks y mayores serán los costes en los que se incurrirá (Norbert, 1981; Anaya Tejero, 2011), incluyendo el coste de oportunidad derivado de la inmovilización de recursos financieros materializados en existencias. En relación con la gestión de stocks, Roux (2002) distingue entre la adopción de decisiones estratégicas y tácticas.

Las decisiones estratégicas pretenden determinar qué artículos hay que tener en almacén y en qué cantidad, así como seleccionar las formas de aprovisionamiento. Por su parte, las decisiones tácticas u operativas comprenden el control de las entradas y salidas de artículos del almacén, el conocimiento de su estado, la vigilancia constante de su nivel, la comprobación de su procedencia, la administración de las entregas, la elección de las fuentes de abastecimiento, así como la realización de los pedidos. La gestión del inventario ha de implementar las políticas operativas para mantener y controlar los bienes que se van almacenar (Chase y Aquilano, 1994).

De ahí que mantener niveles adecuados de stocks, permitan a la organización mantener una mayor independencia en las operaciones, ajustarse a las variaciones de la demanda, flexibilizar la programación de la producción, proporcionar margen de tiempo para la entrega de los productos, sacar un mejor rendimiento al tamaño del pedido de compra y ofrecer un mejor servicio al cliente (Anaya Tejero, 2011).

El nivel mínimo de existencias en almacén ha de renovarse al ritmo condicionado por la demanda del proceso productivo y de los clientes, lo cual determina su índice de rotación, considerando que el objetivo de un sistema de reposición de inventario supone llevar a cabo un balance entre el coste de mantener los niveles de stock y el servicio que se presta a los clientes (Rusthon y Oxley, 1989; García Sabater et al., 2005).

La decisión que se debe adoptar se centra en decidir entre tener altos niveles de stock, que proporcionarán altos niveles de servicio a los clientes, o tener bajos niveles de stock, que generarán menores costes (Zipkin, 2000; Zermati, 2004).

En ese sentido, las desventajas de poseer bajos niveles de stocks se traducen en que los pedidos no pueden satisfacerse de manera íntegra, lo cual podría llevar a una pérdida, tanto de clientes reales como potenciales. Por su parte, mantener elevados niveles de inventario puede suponer importantes 60 desventajas debido a que el capital almacenado podría estar invertido en otros activos más productivos, a lo que habría que añadir el riesgo de deterioro de los productos, de obsolescencia o de caducidad.

Los sistemas de reposición de inventarios se diseñan para minimizar los efectos de las ventajas o desventajas derivadas de poseer diferentes niveles de stocks. Existe una gran variedad de sistemas de reposición, pero los más utilizados por las organizaciones son el sistema de revisión periódica del nivel de stock y el sistema de pedido en punto fijo.

Los sistemas de revisión periódica se fundamentan en revisar el nivel de stock de productos a intervalos regulares de tiempo, de tal forma que en el momento de su recepción, el stock recupere el nivel deseado, mientras que los sistemas de pedido en punto fijo, determinan el nivel de stock y la cantidad a pedir cuando se alcanza el punto de pedido o nivel de reaprovisionamiento. El problema que surge entonces es cuánto pedir y la respuesta a ese interrogante no es fácil de contestar, ya que hay diferentes respuestas posibles (Naddor, 1966; Waters, 1992; Rambaux, 1998; Zipkin, 2000; Zermati, 2004).

Para calcular la cantidad adecuada que se debería solicitar habría que determinar el tamaño del lote óptimo, analizando los costes relacionados con el inventario. También, debería especificarse el momento idóneo para ejecutar las órdenes de reposición.

La repercusión de esas decisiones sobre los costes de mantenimiento supondrá que a mayor pedido de cierto artículo, mayores serán dichos costes. Por otro lado, realizar un gran número de pedidos en pequeñas cantidades generará un volumen medio más bajo de stocks, pero unos costes de reposición y entrega mayores. Desde una perspectiva complementaria, en un entorno económico turbulento como el actual, caracterizado por un exceso de oferta sobre la demanda, en el que las exigencias de los consumidores son cada vez mayores, el mundo empresarial está destinando un gran número de recursos y esfuerzos para atraer, retener y fidelizar al cliente con el fin de mantener relaciones positivas a largo plazo (Kotler et al., 2000), ya que es mucho más fácil conservarlo que ganar nuevos clientes. En ese sentido, cuando hay rotura de stocks o escasez es complicado que los clientes esperen por la llegada de la siguiente reposición, ya que algunos de ellos adquirirán sus productos a la competencia, siendo probable que la empresa los pierda como clientes, afectando, además, negativamente a su imagen. De ahí que, los inventarios actúen como reguladores entre los ritmos de salida de productos en unas fases y los de entrada a las siguientes (Ballou, 2004), siendo frecuente que los proveedores entreguen materiales periódicamente y que las empresas los precisen de forma prácticamente continua.

De la misma manera, el ritmo de ventas no suele coincidir con el de generación de productos, por lo cual se hace precisa la utilización de inventarios de productos terminados. Si los aprovisionamientos fueran instantáneos, 61 adquiriendo el bien o artículo en el momento y lugar en el que surge la necesidad, con la calidad especificada, cantidad deseada y al precio mínimo, el acumular existencias para su posterior utilización no tendría sentido, pero llegar a esa perfecta sincronización es muy complejo. Con la finalidad de seguir profundizando en nuestro análisis, en el siguiente capítulo presentamos los fundamentos y conceptos básicos relacionados con la gestión y el control de los stocks en las organizaciones, junto con una revisión teórica de los modelos de inventarios deterministas que incorporan demanda variable en el tiempo.